[Infos importantes] Décharges / règlement du circuit etc...

[Stitch63]

En 2011, le club se prépare à un événement d'envergure : les 20 ans de la Clio 16s.

Pour cet anniversaire, nous avons réservé le circuit club de Nevers Magny-Cours, et nous vous proposons de nous rejoindre pour souffler avec nous la 20ème bougie de nos autos

Ce sujet sera complété au fur et à mesure de l'avancée de l'organisation, à l'heure actuelle il a pour vocation de vous annoncer la date de l'événement pour que vous puissiez d'ores et déjà le prévoir

A très vite

[Stitch63]

Bonjour à tous,

Suite à l'épisode budgétaire obligatoire (et pas évident !), nous sommes heureux de pouvoir enfin vous annoncer la date d'ouverture des inscriptions pour l'événement de l'année : les 20 ans de la Clio 16s.

Les inscriptions seront ouvertes pour les non membres du 15 février 2011 au 7 mars 2011. Les places pour lesquelles l'acompte n'aura pas été reçu le 7 mars seront attribuées aux personnes en liste d'attente.

Adresse pour les règlements par chèque à l'ordre de Clio Team :


Pas de virements pour les non membres.

Comme annoncé, cet événement se déroulera donc à Never Magny-Cours, les 4 & 5 juin 2011. Si le programme de la journée du 4 juin reste à câler (et par conséquent le budget de la journée même si nous excluons des frais autres que restauration et hébergement), celui du 5 est désormais connu puisque nous aurons à notre disposition la piste club pour la journée, ainsi que la piste F1 à partir de 18h (pour une durée d'une heure).

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Les horaires de la piste club seront : 9h00-13h00 / 14h00-17h00
Les horaires de la piste F1 seront : 18h00-19h00

Il est possible de participer à cette sortie de plusieurs façons, chacune à un tarif différent :
- en tant que pilote membre du club -> 165€ (acompte 65€)
- en tant que pilote non membre -> 185€ (acompte 85€)
- en tant qu'exposant -> 30€ (acompte 10€)
- en tant que spectateur / accompagnateur -> 5€ (pas d'acompte)

Nous partons sur :
- 60 pilotes maxi
- 25 exposants maxi
- 150 spectateurs maxi (accompagnateurs compris)

Voici le détail des différentes formes d'inscription :
* l'inscription pilote membre/non membre donne droit à :
- accès piste club
- accès piste F1
- bracelet pilote
- photos officielles
- plaque souvenir
- petit déjeuner
- autocollant
+ assurance RC pour le club

* l'inscription exposant donne droit à :
- accès enceinte d'exposition
- bracelet exposant
- photos officielles
- plaque souvenir
- petit déjeuner
- autocollant

* l'inscription spectateur / accompagnateur donne droit à :
- accès enceinte circuit
- bracelet spectateur
- petit déjeuner

Détail des prestations incluses :
* photos officielles : nous avons missionné un photographe de talent pour couvrir la journée, avec pour objectif d'être en mesure de fournir à chacun des photos de sa voiture. Pour les pilotes du jour, nous avons demandé qu'au moins 2 photos soient livrées au format numérique et libre de droit, une en dynamique (cession de roulage sur le circuit), une en statique (auto à l'arrêt dans les paddocks). Pour les exposants, seule la photo statique sera livrée.
* plaque souvenir : nous allons vous mettre à contribution très rapidement pour mettre au point la plaque souvenir. Elle devra mettre en avant la Clio 16s et son anniversaire, nous en reparlerons.
* autocollant : petit goodies pour garder un souvenir supplémentaire de la journée, cet autocollant sera à l'image de la plaque souvenir, en version réduite afin de pouvoir être conservé sur l'auto l'air de dire "j'y étais" !!! Il sera produit en nombre limité et ne sera pas ré-édité.

Désistements :
En vous inscrivant à cette sortie, vous reconnaissez être disponible à la date annoncée pour participer à l'événement. Une inscription validée est définitive hors cas de force majeure. En cas de désistement, l'acompte est perdu. Le restant dû n'est toutefois pas demandé. Si le désistement intervient suffisamment tôt (minimum 1 mois avant la sortie), une solution sera cherchée par les organisateurs afin que le membre puisse se voir rembourser son acompte.
--> Pas de revente de places sauvages, tout doit passer par nous pour que nous puissions gérer la liste d'attente.

Complément d'information :
Pour simplifier l'organisation du jour J, déjà suffisamment complexe comme ça, nous partons sur 1 voiture -> 1 pilote.
Le permis du pilote et l'assurance de la voiture doivent être en règle !

Bruit :
D'après nos renseignements, la limite est fixée à 102 dB, à confirmer à réception du contrat. Merci de prendre vos dispositions.

Nous traiterons l'inscription des spectateurs / accompagnateurs ultérieurement, il n'y a pas d'urgence de ce côté là. 1 accompagnateur max par voiture.

Pour terminer, nous avons beaucoup travaillé pour que le budget de cette journée du 5 juin ne soit pas exorbitant, je peux vous garantir que ça n'a pas été facile, mais nous espérons qu'à la découverte du tarif proposé vous serez satisfaits

En attendant, nous nous tenons à votre disposition pour répondre à vos questions

Liste des inscrits
Pilotes membres

Pilotes non membres

Exposants

Spectateurs / Accompagnateurs

Liste d'attente

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Pour que tout le monde soit au même niveau d'info et ait les mêmes chances, je vous annonce que les inscriptions seront ouvertes le 15/02 à 0h00 (donc 1 minute après le 14/02 23h59 pour ceux qui ont du mal )

[Stitch63]

Flash d'information à J-3

Nous vous informons que les modalités d'inscription (pilote non membre) évoluent.

Devant le harcèlement dont nous sommes victimes pour les inscriptions ("je te prends 4 places tout de suite je paye cash, par contre on a pas de Clio" et autres joyeusetés du genre), mais aussi par soucis de reconnaissance envers les membres du forum qui font vivre notre communauté et participent à nos sorties depuis le début, et enfin parce que ce sont les 20 ans de a Clio 16s, nous vous informons que :

- il n'est pas nécessaire de nous contacter pour avoir une place avant les autres, nous refusons catégoriquement. Alors ne perdez pas votre temps

- nous décidons de réserver 10 à 15 places nommées "organisation" qui pourront être attribuées aux membres du forum qui le font vivre et participent à nos rassemblements nationaux -> si toutes ces place ne sont pas vendues, elles seront rendues disponibles et attribuées aux personnes placées en liste d'attente.

- si nous continuons d'accepter d'autres véhicules que les Clio, nous seront vigilants sur la proportion de Clio inscrites. Sur les 60 voitures prévues en piste, nous devrons avoir environ 45 Clio, je pense que c'est correct. A côté de chaque membre sera mentionné le véhicule inscrit. Si vous voyez que 15 voitures autres que Clio sont déjà inscrites, nous vous invitons à changer de formule

Enfin, les 20 ans de la Clio 16s ce n'est pas qu'une journée circuit... C'est avant tout l'occasion de nous rencontrer, de voir comment se déroulent nos sorties, de voir en vrai la caisse des autres et de partager sans écran interposé. Vous êtes nouveau ? Venez apprendre à nous connaitre
Je vous rappelle donc que d'autres formules sont disponibles (exposant, spectateur), et qu'elles sont aussi un moyen de participer à l'événement, d'autant qu'il est toujours possible de monter en passager dans une auto . A noter cependant que les "exposants" devront posséder une Clio 16 ou Williams

Nous le savons, il n'y aura pas de place pour tout le monde en piste. Notre expérience montre qu'il y a toujours des désistements. Aussi, même si vous êtes en liste d'attente, ne désespérez pas. Plus la sortie approche et plus la liste d'attente diminue.... C'est l'effet chèque à envoyer qui doit faire ça

Ces mesures ont pour unique but de permettre de procéder aux inscriptions sans que nous aillons à intervenir personnellement. Notre objectif n'est pas de déshabiller Paul pour habiller Jacques

Pour terminer, nous espérons que ces mesures vous paraîtront logiques, nous mettons tout en oeuvre pour que tout le monde y trouve son compte, nous espérons que vous en êtes conscients

Fin du flash d'information

[Stitch63]

Voici les documents importants de la manifestation (cliquez dessus pour les visualiser) :

- Réglement du circuit
- Décharge de responsabilité du circuit
- Décharge de responsabilité du club
- Plan général du circuit
- Renseignements nécessaires à la gestion des entrées

Merci de bien vouloir les télécharger, les lire ou les remplir selon le cas, et retourner ceux qui doivent être remplis (décharge de responsabilité circuit + club / renseignements gestion entrées) à Tot69 accompagnés du solde de vos inscriptions (restant du + places spectateurs). Le tout doit nous être parvenu pour le 31 avril 2011 au plus tard.

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Pour tous ceux qui n'ont pas leur dossier complet : Merci de m'envoyer les papiers manquants par mail.

Je le rappelle : si votre nom et celui de vos accompagnateurs ne figure pas sur la liste qui sera remise à la personne du circuit gérant les entrées, vous ne rentrerez pas.